Eignungsnachweise sind häufig erforderlich:
- Nachweise der Zuverlässigkeit: Strafregisterauszüge der Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (u. U. auch der Prokuristen), Kontobestätigung (oder gleichwertige Nachweise) für Sozialversicherung und Steuern, Firmenbuchauszug.
- Nachweis der Befugnis: GISA-Auszug (Gewerbebestätigung).
- Nachweise der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit: Umsatzerklärung, Versicherungsbestätigung, KSV-Bestätigung.
- Nachweise der technischen Leistungsfähigkeit: unterzeichnete Referenzbestätigungen, Lebensläufe von Schlüsselpersonal, sonstige Nachweise bezüglich erforderlicher Mindestressourcen.
Da diese Nachweise aktuell sein müssen (nur wenige Monate alt, je nach Nachweis und Ausschreibung unterschiedlich), müssen sie regelmäßig neu beschafft werden.
Nachweis durch Eigenerklärung
Das BVergG sieht vor, dass Bieter mit ihrem Angebot keine Eignungsnachweise vorlegen müssen, sondern nur eine „Eigenerklärung“ abgeben, mit der sie erklären, die Eignungskriterien zu erfüllen. Der Auftraggeber sollte dann nur von jenen Bietern, die überhaupt eine Chance auf den Zuschlag haben, die Nachweise fordern.
Dies wäre grundsätzlich eine praktisch geeignete Maßnahme, den Aufwand des „Papierkriegs“ in Vergabeverfahren zu beschränken. Weniger dazu geeignet ist, dass seit dem neuen BVergG im Oberschwellenbereich (jene Vergabeverfahren, für die die EU-Richtlinien gelten) nur die Vorlage der „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ (EEE) statt der einfachen österreichischen Variante vorgesehen ist. Diese EEE ist für den gedachten Zweck der bürokratischen Erleichterung ebenso ungeeignet wie die Einführung von Chinesisch als neue EU-Amtssprache. Es ist verständlich, dass viele Auftraggeber auch im Oberschwellenbereich nach wie vor die einfache österreichische Variante der Eigenerklärung (auch für ausländische Bieter) zulassen.
Übrigens wäre es im Unterschwellenbereich nach dem BVergG zulässig, dass der Auftraggeber sich auch beim Zuschlagsempfänger auf die Eigenerklärung verlässt und Nachweise gar nicht verlangt (und daher die Eignung gar nicht prüft). Dass in der Praxis selten derart „mutige“ Auftraggeber vorkommen, ist ebenso nachvollziehbar.
Nachweis durch Datenbank
Nach wie vor ist es möglich, Nachweise durch eine für den Auftraggeber unentgeltlich zugängliche Datenbank (z. B. Ankö) zu erbringen, indem im Angebot lediglich der Zugang zu dieser Datenbank vermerkt wird (z. B. Ankö-Mitgliedsnummer).
Allerdings kann diese Datenbank nur die standardisierten Nachweise abdecken, nicht aber die ausschreibungsspezifisch festgelegten Anforderungen (z. B. Referenzen).
Verweis auf früher vorgelegte Nachweise
Im Oberschwellenbereich ist es zulässig, dass die Bieter auf jene Nachweise verweisen, die sie dem gleichen Auftraggeber schon in einem früheren Vergabeverfahren vorgelegt haben.
Diese Möglichkeit ist dann eingeschränkt, wenn diese früheren Nachweise nicht mehr aktuell genug sind. Außerdem bedingt dies, dass Auftraggeber alle Nachweise länger aufbewahren müssen, als dies für das jeweilige Vergabeverfahren erforderlich wäre. Das kollidiert in gewisser Weise mit dem seit 2018 verschärften Datenschutzrecht, sodass Bieter nun auch aus diesem Grund mit Angeboten entsprechend umfangreiche datenschutzrechtliche Erklärungen abgeben müssen.
Zeitpunkt der Nachweisvorlage
Nach der Judikatur ist ein nicht vorliegender Eignungsnachweis ein behebbarer Mangel, führt also nicht sofort zum Ausscheiden des Angebots. Soweit mit dem Angebot zunächst nur eine Eigenerklärung in der Ausschreibung verlangt ist, ist die Nichtvorlage von Nachweisen überdies noch gar kein Mangel.
Mit dieser Behebbarkeit darf aber nicht das Vorliegen der Eignung an sich verwechselt werden: Wenn etwa im offenen Verfahren ein Bieter die erforderliche Gewerbeberechtigung erst nach Ende der Angebotsfrist erlangt, ist dies nicht behebbar. Nur die nachträgliche Vorlage der Gewerbeberechtigung als Nachweis dafür, dass zum Ende der Angebotsfrist das Gewerbe tatsächlich vorlag, ist behebbar.
Quellen:
Gastkommentar RA Mag. Thomas Kurz: Eignungsnachweise, in: Österreichische Bauzeitung (2019) Ausgabe 2, S.31