e-Vergabe Pflicht

Vergabeplattformen als Bindeglied zwischen Auftraggeber und Bieter.

 

Als zentrale Neuerung des Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) sind Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich ab dem 18.10.2018 elektronisch durchzuführen („E-Vergaben“).  Die elektronische Ausschreibung soll für eine bessere Teilnahme an öffentlichen Aufträgen, mehr Transparenz, Fairness und weniger Bürokratie sorgen.

Die verpflichtende elektronische Auftragsvergabe – (k)ein Schwellenthema

Zukünftig müssen alle Bauaufträge – bis auf ganz wenige Ausnahmen – mit einem Auftragsvolumen von 5.548.000 Euro (exkl. Ust.) und mehr elektronisch abgewickelt werden. 

Obwohl im Unterschwellenbereich weiterhin keine digitale Verpflichtung besteht, wird man auch hier früher oder später nicht mehr um die elektronische Ausschreibung herumkommen. Vorteile dafür werden zur Genüge aufgezeigt, unabhängig von der Schwelle. 

Schneller,  transparenter, einfacher, flexibler und effizienter

Obwohl die Umstellung von der klassischen Papiervergabe auf ein elektronisches Beschaffungsportal am Anfang sowohl für Bieter als auch für Auftraggeber mit einem gewissen Mehraufwand verbunden ist, zeigen die bisherigen Erfahrungswerte, dass dadurch erhebliche Einsparungen bei den internen Ressourcen erzielt werden können.

Eine digitale Standardisierung des Verfahrens ermöglicht sämtliche digitale Auswertungsmöglichkeiten, Datensicherheit und ein schnellstmögliches Datenmanagement. Auftraggeber erhoffen sich ihre Geschäftsabläufe effizienter und damit nachhaltiger gestalten zu können.

Die Regelung „only once principle“ kann auch ihren Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten. Demnach müssen Bieter in Zukunft Nachweise im Rahmen der Eignung bei einem öffentlichen Auftraggeber nicht nochmal abgeben, wenn sie diese bereits in einem früheren Vergabeverfahren vorgelegt haben und die Nachweise noch aktuell sind. Voraussetzung dafür ist, dass die in den vorangehenden Verfahren abgegebenen Nachweise am elektronischen Beschaffungsportal entsprechend gespeichert werden und vom Auftraggeber für jeden Bieter gesondert abgerufen werden können.

Mit der elektronischen Vergabe werden die einzelnen Schritte des Beschaffungsvorganges standardisiert und bieten daher speziell für KMU eine wesentliche Erleichterung. Für den Bieter ergeben sich hier zusätzlich beim Bezug der Ausschreibungsunterlagen, der Angebotsbearbeitung und der Übermittlung der Angebote wesentliche Erleichterungen. Darüberhinausgehend wird die Kommunikation mit der ausschreibenden Stelle erleichtert. 

Auch Informationen der ausschreibenden Stelle werden einfach und schnell für alle Bieter veröffentlicht: Zum Beispiel wird über eine Plattform  eine Fristenänderung mit einem Mausklick in Echtzeit an alle handelten Personen kommuniziert, in Papierform wäre das viel umständlicher, verbunden mit erheblichem Zeitaufwand

Insgesamt bringt die elektronische Vergabe einen wesentlichen Zeitgewinn bei der Durchführung der Beschaffungsvorgänge für Auftraggeber und Bieter und erhöht zudem die Transparenz bei der Abwicklung der Vergabeverfahren.

Elektronische Vergabeplattformen – das Um und Auf

Zwingende Voraussetzung für einen erfolgreichen Paradigmenwechsel in der Beschaffungsmethodik ist allerdings – neben einem scharfen Bewusstsein für digitalisierte Abläufe und der Kenntnis rechtlicher Rahmenbedingungen (z. B. im Bereich des Datenschutzes) – insbesondere ein sicherer Umgang der Unternehmer mit den elektronischen Vergabeplattformen (z.B. ANKÖ, Provia, Vemap). 

Während die inhaltlichen bzw. rechtlichen Anforderungen durch die E-Vergabe im Wesentlichen unverändert bleiben, ist die Eingabe in unterschiedliche Vergabeplattformen eine Umstellung für die Auftragnehmer.

Deshalb ist zu empfehlen, sich bereits vor der ersten Angebotslegung auf den Plattformen zu registrieren und sich mit den Systemen vertraut zu machen. Die technischen Anforderungen werden die meisten Unternehmen problemlos erfüllen. Der Bieter benötigt lediglich eine leistungsfähige Internetverbindung, einen Computer mit Internetzugang, aktuelle Betriebssysteme und Software (vor allem vom Internetbrowser) sowie eine qualifizierte elektronische Signatur.

Bei der Angebotsabgabe selbst gibt es noch weitere Punkte zu beachten. Angebote müssen verschlüsselt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abgegeben werden. Unternehmen haben somit rechtzeitig dafür zu sorgen, dass sie über eine Möglichkeit zur Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur (z. B. Bürgerkarte und Kartenlesegerät oder Handysignatur) verfügen.

Bieter müssen ihre Angebote absenden, dass diese auch fristgerecht auf dem Server des Auftraggebers geladen werden können. Dabei gilt zu beachten, dass womöglich knapp vor Fristablauf die Funktionsfähigkeit der Vergabeplattform eingeschränkt ist (Serverüberlastung).

Informationen des Auftraggebers (z. B. Anfragen zum Angebot) gelten als zugestellt, sobald sie abrufbar sind. Dies gilt auch dann, wenn der Bieter die Informationen aus (internen) technischen Gründen nicht abrufen kann. Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der eigenen IT-Landschaft samt Festlegung der Verantwortlichkeiten ist somit empfehlenswert.

Die Zukunft der Vergabe ist digital

Die ersten Erfahrungen zeigen den ausschreibenden Unternehmen, dass sie mit den angebotenen Systemen auf einem guten Weg sind. Die elektronische Vergabe funktioniert gut und wird von Bietern auch geschätzt. Vorteile sieht man vor allem in der Zeit- und Ressourceneinsparung, der Effizienz und Dokumentation von Abläufen sowie der Minimierung vieler Fehlerquellen.

Stand Ende August hat es bereits um 23 Prozent mehr Angebote per E-Vergabe gegeben als im Vorjahr, die Prognose für das Jahr 2018 geht von plus 40 Prozent aus. Bei der Anzahl der E-Vergabe-Verfahren geht man bis Jahresende sogar von einem Plus von 85 Prozent aus.

Mit ABK8 für die e-Vergabe bestens gewappnet

ABK Anwender können zukünftig Vergabeverfahren vollständig und ohne Systembruch elektronisch abwickeln. Mit dem direkten Zugriff in Echtzeit von ABK8 zu ausgewählten Vergabeplattformen (z.B. ANKÖ eVergabe+) profitieren sie von den Vorteilen:

  • Zeitersparnis durch die direkte Datenübertragung
  • Reduzierung des Fehlerpotenzials
  • Permanente Beobachtung des laufenden Vergabeverfahrens direkt aus ABK


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Quellen:
Christoph Hauzenberger: Digitale Verpflichtung, in: Österreichische Bauzeitung (2018) Ausgabe 19, S.12f
Gastkommentar Stephan Heid, Heid und Partner Rechtsanwälte: Fit in die (neue) E-Vergabe, in: Österreichische Bauzeitung (2018) Ausgabe 19, S.13 
Gisela Gary: Elektronische Vergabe: Vergebliche Mühen oder mehr Transparenz, in: a3 Bau (2018) Ausgabe 04, S.24ff

 

 

 

 

 


Die Kalkulationsfreiheit bei Angeboten ist begrenzt. Doch wo liegen diese Grenzen?

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