Themenverwandte Bereiche zur Büroorganisation

Routiniert bei der Organisation.

In diesem Bereich finden Sie weitere, interessante und themenverwandte Bereiche zur Büroorganisation.

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ABK Dokumentenmanagement  bietet die strukturierte Ablage aller Projektdokumente von E-Mails bis hin zu Verträgen. So erhalten Sie eine lückenlose Darstellung aller Projektdokumente sowie des Mailverkehrs. Das integrierte Mailsystem und eine Schnittstelle zu Outlook bieten jeden Komfort.

Vorteile:

  • Strukturierte Ablage und lückenlose Darstellung aller Projektdokumente unabhängig vom Dateiformat
  • Festlegung von Zielterminen und verantwortlichen Personen
  • Übernahme von E-Mails aus Mail-Clients
  • Übernahme von Kontakten (MS Outlook, Syneris) in ABK
  • Erstellung von Checklisten
  • Mit einheitlichen Dokumentvorlagen zu Corporate Design, uvm.

Dokumentenmanagement als Informationspool
Bei der Abwicklung größerer Projekte fallen unzählige Schriftstücke an, die bei Bedarf in Sekundenschnelle gefunden werden müssen. Mit ABKDokumentenmanagement werden alle Dateien, unabhängig vom Datenformat, zentral verwaltet und archiviert. So können Pläne,Terminpläne, Fotos, MSExcellisten, Power Point-Präsentationen oder auch eingescannte Schriftstücke - einfach jedes Projektdokument sowie Vorlagen für Musterschriftstücke von häufigen Geschäftsfällen oder projektrelevante Dokumente, die auch für andere Projekte herangezogen werden sollen, verwaltet werden. Alle Dokumente sind Projekten zugeordnet und werden in Dokumentordnern abgelegt, wobei beliebig viele dieser Dokumentordner angelegt und definiert werden können. Allen Dokumenten kann eine betreffende Leistung aus der Projektleistungsgliederung zugeordnet werden. Diese Strukturierung zieht sich in ABK durch alle Projektdaten wie es auch in der ÖNORM B 1801-1 für Kosten, Qualitäten und Termine vorgesehen ist. Versanddokumente, egal ob Posteinoder Postausgänge, werden in einem Postbuch geführt. Mit der Schnittstelle zu MS Outlook übernehmen Sie eingehende E-Mails einfach und schnell!

Interne Kommunikation: Besprechungsmanagement, Protokolle, Aktionen, Aufgaben und Informationen

Selektive Auswertungen
Einzelne Aktionen werden verfolgt und umfangreich ausgewertet. Der Stand der Erfüllung der vereinbarten Aufgaben kann sowohl selektiv als auch vollständig abgerufen werden. Mit der Standardprotokollauswertung hat die Besprechungsleitung gleichzeitig eine Vorbereitungshilfe für die nächste Besprechung und eine Dokumentation zurückliegender Besprechungen.

Machen Sie sich Ihr Bild über die laufenden Arbeitsprozesse dank projektübergreifender Darstellungen
Die projektübergreifenden Darstellungen geben einen guten Überblick über die Bearbeitungsthemen und Pflichten von Mitarbeitern sowie Projektteams. Engpässe bei der Verfügbarkeit gemeinsam genutzter Ressourcen werden identifiziert - Dokumentenmanagement zeichnet sich als Baustein mit multidimensionalem Mehrwert aus.

Download Produktblatt zum ABK Dokumentenmanagement

Mit dem ABK Besprechungsmanagement werden Meetings sowie die daraus resultierenden Protokolle mit allen Besprechungspunkten verwaltet. So gelingt es Ihnen Besprechungen straff zu führen, offene Punkte zu verfolgen und Ergebnisse mit optimaler Effizienz zu protokollieren. Auf diese Weise
erstellen Sie als Baustellenkoordinator mühelos Baustellenaudits.

Vorteile:

  • Straffe, ergebnisorientierte Führung von Besprechungen 
  • Offene Punkte verfolgen, Festlegung von Zielterminen und verantwortlichen Personen 
  • Statusverlauf der Punkte ist transparent und nachvollziehbar
  • Fotos als Baudokumentation ablegen
  • Anlagen zu Besprechungspunkten aufnehmen
  • Kostenwirksame Inhalte werden im ABK-Kostenmanager aufgelistet, uvm.

Kommunikation auf den Punkt gebracht
Gut vorbereitete, konstruktiv durchgeführte Besprechungen tragen erheblich zum Erfolg eines Projektes bei. Ineffiziente Meetings und der häufig daraus resultierende Zeitmangel sind hingegen wesentliche Hemmnisse bei der Bewältigung der täglichen Projektarbeit. Die wertvolle Zeit so effektiv zu nutzen, dass Besprechungen mit weniger Teilnehmern in kürzerer Zeit und dazu mit wirksameren Ergebnissen durchgeführt werden können, ist Ziel des ergebnisorientierten Besprechungsmanagements von ABK.

In Sitzungen werden Vorgehensweisen besprochen und als Besprechungspunkte notiert, welche wiederum in Protokollen zusammengefasst sind. So wird der Projektverlauf über Aufgaben sowie Informationen betreffend Qualitäten und Mängel dokumentiert. 

Mit Hilfe von zugeordneten Leistungen und Zielterminen gerät kein Punkt in Vergessenheit. Jeder Punkt wird an einen Verantwortlichen gerichtet und mit Zieldatum und einem Bearbeitungsstatus versehen sein. So haben Sie zu jedem Eintrag den Überblick und können diesen bis zur positiven Erledigung verfolgen.

Qualitätssicherung beginnt beim Besprechungsmanagement
In einem Projekt gibt es mehrere Protokollserien, die sich in ihrer Zielausrichtung, dem erforderlichen Teilnehmerkreis, den zu erwartenden Ergebnissen und der notwendigen Frequenz während des Projektverlaufs unterscheiden. Die unterschiedlichen Protokollserien werden definiert, die einzelnen Besprechungen mit ihren Kenndaten geführt. Durch die Zuordnung einer Leistung aus dem Projektleistungskatalog wird eine weitere Strukturierung vorgenommen.

Langfristig eignet sich die so entstandene Informationsdatenbank als Dokumentations- und Kontrollinstrument für das Projekt- und Qualitätsmanagement. Die einzelnen Aktionen werden verfolgt und umfangreich ausgewertet. Der Stand der Erfüllung kann sowohl selektiv als auch vollständig abgerufen werden. So wird der Arbeitsprozess abgebildet und die Qualität der Aufgabenausführung gesichert. Projektübergreifende Darstellungen geben einen guten Überblick über Bearbeitungsthemen und Pflichten von Mitarbeitern und Projektteams. 

Download Produktblatt ABK Besprechungsmanagement

ABK Artikelverwaltung dient der Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Artikeln und den damit zusammenhängenden Datenbeständen von der Kalkulation eines Angebots mit Positionen bis zur Belegerstellung im Rechnungswesen. Artikel sind die Grundlage für die Angebots- und Auftragsverwaltung, die Rechnungslegung und Zahlung. Darauf basierende Auswertungen dienen als Entscheidungshilfen für strategische Unternehmensfragen. 

Vorteile:

  • Erlöse und projektbezogene Aufwendungen auf einen Blick
  • Kostenprognosen auf einen Klick
  • Berechnung der Kosten und Preise nach ÖNORM B2061
  • Vollständige Datenintegration, uvm.

Gut sortiert - die ABK Artikelverwaltung
Artikel sind die Grundlage für die Anwendungen ABK Angebotslegung, ABK Kalkulation sowie ABK Rechnungswesen. Mit der DATANORM-Schnittstelle werden auch umfangreiche Artikelkataloge einfach in das ABK-System übernommen.

Artikeldaten und Artikelkennungen
In der ABK Artikelverwaltung werden Artikel verschiedenster Hersteller nach unterschiedlichen Artikelarten wie Löhne, Materialien, Geräte und Fremdleistungen verwaltet. Viele unterschiedliche Informationen können jedem Artikel zugeordnet werden, um im Bedarfsfall eine einfache Suche zu
ermöglichen: Herstellerdaten, Bilder, Einkaufs- und Verkaufsdaten, FIBUKontenzugehörigkeit sowie zusätzliche Suchkriterien. Des weiteren kann ein Status für Artikel festgelegt werden: Auslaufartikel oder nur bedingt verwendbare Artikel sind bei der Angebotserstellung nur mit der Bestätigung eines  Warnhinweises verwendbar.

Preiskalkulation
Löhne, Material und Geräte können nach ÖNORM kalkuliert werden:

  • Löhne: Mit diversen Zuschlägen, Aufzahlungen, Lohnnebenkosten, Sondererstattungen und lohngebundenen Kosten wird aus dem Kollektivvertrag-Lohn der Mittellohn errechnet (K3-Blatt).
  • Material: Die Herstellkosten werden mit dem Listeneinkaufspreis und der Eingabe von Einkaufsrabatt, Transportkosten, Manipulationskosten und Verlusten berechnet (K4-Blatt).
  • Geräte: Die Gerätekosten werden ausgehend vom Geräteneupreis und mit der Berücksichtigung von Abschreibung und Verzinsung, Reparaturkosten und Nutzungsjahre (z.B. ÖBGL-Werte) ermittelt.

Von diesen berechneten Kosten werden mittels Gesamtzuschlägen und Rabatten die Verkaufspreise errechnet. Dabei werden verschiedene Kalkulationsmethoden unterstützt:

  • Aufschlag auf Herstellkosten
  • Eingabe des Verkaufspreises
  • Gesamtzuschlag nach Formblatt K3
  • Rabatt auf Verkaufspreis

Kalkulation mit Kalkulationsgruppen
Um eine überschaubare Kalkulation auch bei einem großen Artikelstamm zu ermöglichen, werden Kalkulationsgruppen gebildet. Diese Gruppen werden unternehmensspezifisch gebildet und mit kalkulationsrelevanten Eigenschaften versehen. Artikel werden diesen Gruppen zugeordnet. Dadurch ist eine einheitliche Kalkulation über mehrere Artikel hinweg möglich.

Download Produktblatt ABK Artikelverwaltung


Hier finden Sie die Ergebnisse der ABK Umfrage zur StLB Hochbau und Haustechnik.

20.08.2019

Kostenlose Informationsveranstaltung der Baudaten-Abteilung der ib-data GmbH.

Leistungsverzeichnisse erstellen & NEU: Datenträger auspreisen