Besprechungsprotokolle und Projektdokumentationen für Ihre Bauprojekte

Dokumentenmanagement bietet die strukturierte Ablage für eine lückenlose Darstellung aller Projektdokumente von E-Mails bis hin zu Verträgen, unabhängig vom jeweiligen Datenformat. Schnittstellen zu Mail-Clients (MS Outlook) bieten jeden Komfort für die Projektkommunikation (E-Mails, Protokolle, Notizen etc.). Einheitliche Dokumentenvorlagen für alle Schriftstücke ebnen Ihnen zudem den Weg zu durchgängigem Corporate Design. Mit den integrierten Besprechungsprotokollen erhalten Sie einen Überblick über alle offenen Punkte für Bau- oder Planungsbesprechungen und so erstellen Sie mühelos Baustellenaudits als Baustellenkoordinator.

Dokumentenmanagement - strukturierte Ablage und lückenlose Darstellung von Bauprojekten

ABK-Dokumentenmanagement bietet die strukturierte Ablage aller Projektdokumente von E-Mails bis hin zu Verträgen. So erhalten Sie eine lückenlose Darstellung aller Projektdokumentationen sowie des Mailverkehrs. Das integrierte Mailsystem und eine Schnittstelle zu Outlook bieten jeden Komfort.

Vorteile des ABK-Dokumentenmanagements:

  • Strukturierte Ablage und lückenlose Darstellung aller Projektdokumente unabhängig vom Dateiformat
  • Festlegung von Zielterminen und verantwortlichen Personen
  • Übernahme von E-Mails aus Mail-Clients
  • Übernahme von Kontakten (MS Outlook, Syneris) in ABK
  • Erstellung von Checklisten
  • Mit einheitlichen Dokumentvorlagen zu Corporate Design

Dokumentenmanagement als Informationspool
Bei der Abwicklung größerer Projekte fallen unzählige Schriftstücke an, die bei Bedarf in Sekundenschnelle gefunden werden müssen. Mit ABK Dokumentenmanagement werden alle Dateien, unabhängig vom Datenformat, zentral verwaltet und archiviert. So können Pläne,Terminpläne, Fotos, MSExcellisten, Power Point-Präsentationen oder auch eingescannte Schriftstücke - einfach jedes Projektdokument sowie Vorlagen für Musterschriftstücke von häufigen Geschäftsfällen oder projektrelevante Dokumente, die auch für andere Projekte herangezogen werden sollen, verwaltet werden.

Alle Dokumente sind Projekten zugeordnet und werden in Dokumentordnern abgelegt, wobei beliebig viele dieser Dokumentordner angelegt und definiert werden können. Allen Dokumenten kann eine betreffende Leistung aus der Projektleistungsgliederung zugeordnet werden. Diese Strukturierung zieht sich in ABK durch alle Projektdaten wie es auch in der ÖNORM B 1801-1 für Kosten, Qualitäten und Termine vorgesehen ist. Versanddokumente, egal ob Posteinoder Postausgänge, werden in einem Postbuch geführt. Mit der Schnittstelle zu MS Outlook übernehmen Sie eingehende E-Mails einfach und schnell!

Interne Kommunikation: Besprechungsmanagement, Protokolle, Aktionen, Aufgaben und Informationen

Selektive Auswertungen
Einzelne Aktionen werden verfolgt und umfangreich ausgewertet. Der Stand der Erfüllung der vereinbarten Aufgaben kann sowohl selektiv als auch vollständig abgerufen werden. Mit der Standardprotokollauswertung hat die Besprechungsleitung gleichzeitig eine Vorbereitungshilfe für die nächste Besprechung und eine Dokumentation zurückliegender Besprechungen.

Machen Sie sich Ihr Bild über die laufenden Arbeitsprozesse dank projektübergreifender Darstellungen. Die projektübergreifenden Darstellungen geben einen guten Überblick über die Bearbeitungsthemen und Pflichten von Mitarbeitern sowie Projektteams. Engpässe bei der Verfügbarkeit gemeinsam genutzter Ressourcen werden identifiziert - Dokumentenmanagement zeichnet sich als Baustein mit  multidimensionalem Mehrwert aus.

Dokumentenmanagement        
Dokumentenmanagement        

 

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Besprechungsmanagement - Professionelle Verwaltung von Baubesprechungen und Baustellenaudits

Mit dem ABK-Besprechungsmanagement werden Meetings sowie die daraus resultierenden Protokolle mit allen Besprechungspunkten verwaltet. So gelingt es Ihnen Besprechungen straff zu führen, offene Punkte zu verfolgen und Ergebnisse mit optimaler Effizienz zu protokollieren. Auf diese Weise erstellen Sie als Baustellenkoordinator mühelos Baustellenaudits.

Vorteile des ABK-Besprechungsmanagements:

  • Straffe, ergebnisorientierte Führung von Besprechungen
  • Offene Punkte verfolgen, Festlegung von Zielterminen und verantwortlichen Personen
  • Statusverlauf der Punkte ist transparent und nachvollziehbar
  • Fotos als Baudokumentation ablegen
  • Anlagen zu Besprechungspunkten aufnehmen
  • Kostenwirksame Inhalte werden im ABK-Kostenmanager aufgelistet
  • Terminwirksame Inhalte werden in der ABK-Terminplanung aufgezeigt
  • Protokolle und Einladungsschreiben dokumentiert versenden
  • To-Do-Liste kann auch projektübergreifend gemacht werden

Kommunikation auf den Punkt gebracht
Gut vorbereitete, konstruktiv durchgeführte Besprechungen tragen erheblich zum Erfolg eines Projektes bei. Ineffiziente Meetings und der häufig daraus resultierende Zeitmangel sind hingegen wesentliche Hemmnisse bei der Bewältigung der täglichen Projektarbeit. Die wertvolle Zeit so effektiv zu nutzen, das  Besprechungen mit weniger Teilnehmern in kürzerer Zeit und dazu mit wirksameren Ergebnissen durchgeführt werden können, ist Ziel des ergebnisorientierten Besprechungsmanagements von ABK.

In Sitzungen werden Vorgehensweisen besprochen und als Besprechungspunkte notiert, welche wiederum in Besprechungsprotokollen zusammengefasst sind. So wird der Projektverlauf über Aufgaben sowie Informationen betreffend Qualitäten und Mängel dokumentiert. Mit Hilfe von zugeordneten Leistungen und Zielterminen gerät kein Punkt in Vergessenheit. Jeder Punkt wird an einen Verantwortlichen gerichtet und mit Zieldatum und einem Bearbeitungsstatus versehen sein. So haben Sie zu jedem Eintrag den Überblick und können diesen bis zur positiven Erledigung verfolgen.

Qualitätssicherung beginnt beim Besprechungsmanagement
In einem Projekt gibt es mehrere Protokollserien, die sich in ihrer Zielausrichtung, dem erforderlichen Teilnehmerkreis, den zu erwartenden Ergebnissen und der notwendigen Frequenz während des Projektverlaufs unterscheiden. Die unterschiedlichen Protokollserien werden definiert, die einzelnen Besprechungen mit ihren Kenndaten geführt. Durch die Zuordnung einer Leistung aus dem Projektleistungskatalog wird eine weitere Strukturierung vorgenommen.

Langfristig eignet sich die so entstandene Informationsdatenbank als Dokumentations- und Kontrollinstrument für das Projekt- und Qualitätsmanagement. Die einzelnen Aktionen werden verfolgt und umfangreich ausgewertet. Der Stand der Erfüllung kann sowohl selektiv als auch vollständig abgerufen werden. So wird der Arbeitsprozess abgebildet und die Qualität der Aufgabenausführung gesichert. Projektübergreifende Darstellungen geben einen guten Überblick über Bearbeitungsthemen und Pflichten von Mitarbeitern und Projektteams.

Besprechungsmanagement        
Protokollführung        

 

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