Umstieg von ABK7 auf ABK8

Gegenüber seinen Vorgängern stellt ABK8 einen derart großen Fortschritt dar, wie es ihn in der Geschichte der ABK-Software noch nicht gegeben hat. Damit Sie jedoch in den Genuss von hunderten Neuerungen und Verbesserungen kommen können und dennoch nicht von Null weg beginnen müssen, finden Sie im Folgenden einen Leitfaden für den Umstieg von ABK7 auf ABK8.

Datenübernahme in neue ABK8-Installationen - Schritt für Schritt

0. Grundlegendes

Eine große Änderung gegenüber ABK7 findet sich in den Datenbanken und den Sicherungsdateien von ABK8. Um also Projekte, Leistungsverzeichnisse usw., die in ABK7 bearbeitet wurden, in ABK8 weiterhin verwenden zu können, ist eine Migration der Daten von Nöten. Zu beachten ist, dass ABK8-Installationen nach der Datenübernahme potenziell mehr Speicherplatz als vergleichbare ABK7-Installationen benötigen – als Faustregel gilt, dass ABK8-Installationen zumindest den 1,1-fachen Platzbedarf von ABK7-Installationen benötigen. Daher ist sicherzugehen, dass für die ABK8-Installation ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht, da es sonst während der Datenübernahme zu Fehlern kommen kann.

1. Daten in ABK7 vorbereiten

Zu aller erst ist es notwendig, die in einer ABK7-Installation vorhandenen Daten vorzubereiten um Fehler bei der Übernahme in ABK8 zu vermeiden. Dazu sollte in ABK7 ein Abgleich über alle Projekte (Menü „Extras/ Abgleich/ Abgleich alle Projekte“) durchgeführt werden. Weiters empfiehlt es sich, den Resturlaub aller Benutzer neu zu berechnen (Ordner „Verwaltung/ Firmendaten/ Benutzer“, Register „Personaldaten“, Schaltfläche [Resturlaub neu berechnen] ).

2. Lizenzierung von ABK8

ABK8 verwendet dieselben Lizenzdateien wie ABK7; diese Entscheidung wurde gefällt, um den Programmumstieg zu erleichtern. Dennoch ist es notwendig, dass Sie Ihre Lizenzierung entsprechend aktualisieren lassen. Ihr ABK-Kundenzentrum übernimmt das gerne für Sie.

3. Installation von ABK8

ABK8 ist ein vollkommen eigenständiges Produkt und daher getrennt von bestehenden ABK7-Installationen zu betrachten. Daher ist ABK8 von diesen getrennt zu installieren; keinesfalls darf ABK8 in einem bestehendem ABK7-Installationsverzeichnis installiert werden! Natürlich ist hierbei auch darauf zu achten, dass die Installation von Software und die Anlage von Datenbanken die entsprechenden (Administrator-) Rechte in der Windows-Umgebung erfordern. Weiterführende Informationen zum Installationsvorgang sind dem Administratorhandbuch zu entnehmen.

4. Datenbankkonfiguration in ABK8 (optional)

Standardmäßig ist ABK8 für die Verwendung von MS Access-Datenbanken, deren Speicherort als „Datenpfad“ im Setup-Assistenten angezeigt wird bzw. geändert werden kann, vorkonfiguriert. Darüber hinausgehende Datenbankkonfigurationen (bspw. Verwendung von MS SQL) müssen händisch vorgenommen werden – nähere Informationen dazu finden sich im Administratorhandbuch. Als Faustregel gilt, dass etwaige in ABK7 vorgenommene Datenbankkonfigurationen, welche vom ausgelieferten Standard abweichen, nicht automatisiert in ABK8 übernommen werden können. Auch genügt es nicht, die ABK7-Datenbankkonfigurationsdateien einfach in die entsprechenden ABK8-Verzeichnisse zu kopieren, da diese in ABK8 völlig anders aufgebaut sind. Zu beachten gilt auch, dass nachträgliche Änderungen der Datenbankkonfiguration mühevolle Nacharbeiten (bspw. erneute Datenübernahme aus ABK7) nach sich ziehen können. Daher ist eine sorgfältige Abwägung der Möglichkeiten im Vorfeld zu empfehlen, wäre dies bspw. doch auch der ideale Zeitpunkt, um ABK7-Access- in ABK8-SQL-Datenbanken überzuführen (Hinweis: Die Verwendung von MS SQL-Datenbanken ist an eine eigene ABK-Lizenz gebunden - nähere Informationen erhalten Sie gerne bei Ihrem ABK-Kundenservice). Weiterführende Informationen zur Datenbankkonfiguration finden Sie im Administratorhandbuch.

Hinweis: Standardmäßig ist in ABK8 mit einer MS SQL-Datenbank der sog. FileStore aktiviert; d.h. dass beigefügte Dateien (wie Anlagen) in einer Datenbank abgelegt werden. Somit kann auf diese nicht per Dateimanager (z.B. Windows Explorer) zugegriffen werden - das stellt einen Unterschied zur standardmäßigen Datenbankkonfiguration für MS Access-Datenbanken dar, denn hier ist der FileStore deaktiviert.

Soll also der Dateizugriff per Dateimanager auch in ABK8 mit MS SQL möglich sein, so muss vor der Datenübernahme die Einstellung "Ort für Speicherung von Daten" in der Datenbankkonfigurationsdatei entsprechend angepasst werden - welche Einstellung was bewirkt, ist in besagter Datei beschrieben. Achtung: Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich!

5. Anlage der Datenbanken in ABK8

Nach dem erstmaligen Start von ABK8-Verwaltung wird der Datenbankassistent geöffnet; dieser führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage der (noch leeren) Datenbanken. Wichtig ist es, das Protokoll am Ende des Assistenten auf eine korrekte Anlage aller erforderlichen Datenbanken zu überprüfen! Nach Abschluss der Datenbankanlage erscheint ein Dialog, ob Daten aus ABK7 importiert oder ob die Standard-Daten von ABK8 rückgesichert werden sollen; hier dann Ersteres wählen und so zum nächsten Schritt gehen.

6. Datenübernahme aus ABK7 nach ABK8

In diesem Schritt erfolgt nun die eigentliche Datenübernahme aus ABK7.

6.1 Auswahl der Installation sowie Quell- und Ziel-Datenbanken

Zuerst können Sie die gewünschte ABK7-Installation, aus der importiert werden soll, von Ihrem PC oder aus Ihrem Netzwerk auswählen. Danach werden aus den verfügbaren ABK7-Quell- und ABK8-Ziel-Datenbanken die jeweils gewünschten gewählt. Sind in ABK7 die Berechtigungen aktiviert, muss in diesem Schritt das ABK7-Systemadministrator-Passwort eingegeben werden.

6.2 Auswahl der zu importierenden Daten

Als nächstes wird der zu importierende Datenbereich ausgewählt. Hierbei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Alle Dateien: umfassen alle unten angeführten Datenbereiche
• Zentrale VA-Daten: umfassen alle Kataloge, das Rechnungswesen sowie die Definitionen ggf. vorhandener freier Felder. Adress- und Indexkataloge können gesondert importiert werden.
• Firmendaten: umfassen die Firmendaten und die Benutzer

Hinweis: Ggf. in ABK7 vorhandene freie Felder werden immer mit Auswahl der „Zentralen VA-Daten“ mit übernommen. Treten bei der Übernahme der freien Felder, der zentralen VA-Daten und/oder der Firmendaten „Fehler“ auf, empfehlen wir die weitere Übernahme abzubrechen um dadurch evtl. auftretende Folgefehler zu vermeiden!

• Projekte: es können alle oder ausgewählte Projekte ausgewählt werden 

• Leistungsbeschreibungen: es können alle oder ausgewählte Leistungsbeschreibungen ausgewählt werden
• Artikeldateien: es können alle oder ausgewählte Artikeldateien ausgewählt werden
• Adresskataloge: umfassen die Orts- und Länderkataloge sowie den Adress-Zielgruppenkatalog
• Adressen: es können alle oder ausgewählte Adressdateien ausgewählt werden

6.3 Durchführung des Importvorgangs

Der Importvorgang an sich kann, je nach Datenumfang, von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden dauern. Wichtig ist, dass während der Übernahme keinerlei Bearbeitungen in ABK7 oder in ABK8 vorgenommen werden und dass der Importvorgang nicht unterbrochen wird, da es sonst zu Fehlern kommen kann.

6.4 Abschluss des Importvorgangs

Am Ende der Datenübernahme wird ein Protokoll ausgegeben, welches auch als Logdatei im Datenverzeichnis abgelegt wird. Es empfiehlt sich, das Protokoll zu kontrollieren; eventuelle Fehler werden eindeutig gekennzeichnet.

Datenübernahme in bestehende ABK-Installationen

Bestimmte Daten können auch jederzeit zusätzlich aus ABK7 in bestehende ABK8-Installationen übernommen werden. Dazu kann der Importassistent mit der Funktion „Extras/ Importieren aus ABK7“ geöffnet werden; der weitere Ablauf wird analog zur Datenübernahme in eine Neuinstallation vorgenommen.

Nachträglich übernommen werden können:

• einzelne Projekte (mit oder ohne Leistungsverzeichnissen)
• einzelne Leistungsverzeichnisse (auch von bereits importierten Projekten)
• einzelne Leistungsbeschreibungen
• einzelne Artikeldateien
• einzelne Adressdateien

Weitere Tipps und Hinweise

• Wenn eine gesamte ABK7-Datenbank übernommen werden soll, empfiehlt es sich, eine leere ABK8-Datenbank anzulegen und in diese den Import vorzunehmen.
• Einzelne Daten, wie etwa Projekte oder Leistungsbeschreibungen, sofern noch nicht übernommen, können jederzeit in ABK8 importiert werden.
• In ABK8 bereits vorhandene Daten jedoch können nicht überschrieben o.ä. werden. Besonders bei den zentralen VA-Daten oder den Firmendaten ist daher Vorsicht geboten!
• In ABK7 definierte benutzerspezifische Einstellungen und Voreinstellungen (bspw. in ABK-VA, Menü "Extras/ Optionen" oder in ABK-RW) werden nicht mit übernommen. Daher sind diese nach Abschluss der Übernahme erneut zu definieren.
• Vertragstexte für ABK-KM (Format .vlg) können mit dem Import nicht übernommen werden. Diese sind, bei Bedarf, manuell in das Verzeichnis \config zu kopieren.
• Es können nur Daten aus ABK7-V7.9b oder höher übernommen werden. Frühere ABK7-Versionen werden nicht unterstützt.
• Vergewissern Sie sich, dass vor dem Start des Imports alle Anwender die betreffenden ABK7- und ABK8-Installationen geschlossen haben.
• Ein „Rückimport“ von ABK8 nach ABK7 ist technisch nicht möglich; in ABK8 vorgenommene Bearbeitungen werden also niemals in ABK7 aufscheinen.
• Aus o.g. Grund empfehlen wir, heikle Projekte im Zweifelsfall in ABK7 abzuschließen und erst dann in ABK8 zu übernehmen.
• Je nach Datenmenge kann die Übernahme auch länger dauern. Bitte planen Sie den Zeitpunkt der Datenübernahme strategisch günstig, da während des Importvorgangs weder mit der ABK7- noch der ABK8-Installation gearbeitet werden kann und da der Abbruch des Imports mühsame Nacharbeiten nach sich ziehen könnte.
• Oft sind lokale Festplatten viel schneller als Netzlaufwerke. Um den Importvorgang zu beschleunigen, kann der ABK8-Datenpfad auf ein lokales Laufwerk gestellt und nach Abschluss des Imports auf das Netzlaufwerk kopiert werden. Ist auch das Lesen vom Netzlaufwerk langsam, empfiehlt es sich weiter, auch den ABK7-Datenpfad auf eine lokale Festplatte zu kopieren.
• Sollten Sie den Umstieg auf eine SQL-Datenbank in Erwägung ziehen, so wäre die Datenübernahme in eine ABK8-Neuinstallation ein guter Zeitpunkt – diese ansonsten langwierige Übernahme aller Daten aus den ABK7-Access-Datenbanken in eine ABK8-SQL-Datenbank kann so in einem Schritt erledigt werden! 

Übernahme von Texten

Eine weitere Änderung gegenüber ABK7 ist, dass Textfelder nur noch in HTML gehalten sind. Diese Technologie war in ABK7 noch nicht flächendeckend vorhanden – aus ABK7 übernommene Nicht-HTML-Texte sind nach der Übernahme in ABK8 gesperrt und müssen manuell konvertiert werden um auch weiterhin bearbeitet werden zu können.

Diese manuelle Konvertierung ist notwendig, da es dabei aus technischen Gründen zu Formatierungsänderungen kommen kann und somit eine Sichtkontrolle erforderlich ist.

Sollen bestimmte Texte in ABK8 nicht mehr bearbeitet werden können, so kann dieser Schritt entfallen.

Übernahme von speziell angepassten Druckformularen

Falls in der zu übertragenden ABK7-Installation speziell angepasste Druckformulare verwendet werden, so werden diese nicht automatisch übernommen. Die Übernahme muss manuell vorgenommen werden, zusätzlich ist unter Umständen eine Überarbeitung der Druckformulare erforderlich.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Handbuch für den ABK-Reportgenerator.

Weiterführende Informationen

Nähere Informationen zu den gelisteten Themen finden Sie auch im Administratorhandbuch sowie in der ABK-Hilfe. Sollten Sie dennoch Anliegen haben, die hier nicht beantwortet werden, so zögern Sie nicht, Ihr ABK-Kundenzentrum zu kontaktieren.